Tecnologia da Informação aplicada a gerenciamento de acervo documental histórico

Kayo Delgado Medeiros de Almeida¹, Elon Gomes Vieira2, Carlos Vitor de Alencar Carvalho3, Magno Fonseca Borges4, José Jorge Siqueira5, Antônio de Paula Pedrosa6, Douglas Moreno Moreira8, Bruno M. Lemos7

1Universidade Severino Sombra, Centro de Ciências Exatas e Tecnológicas e da Natureza, Sistemas de Informação, kayodelgado@gmail.com
2Universidade Severino Sombra, Centro de Ciências Exatas e Tecnológicas e da Natureza, Sistemas de Informação, elongvieira@yahoo.com.br
3Universidade Severino Sombra, Centro de Ciências Exatas e Tecnológicas e da Natureza, Curso de Sistemas de Informação e Programa de Mestrado Profissional em Educação Matemática e UniFOA – Departamento das Ciências de Tecnologia e Engenharias, cvitorc@gmail.com
4Universidade Severino Sombra, Centro de Documentação Histórica, cdh@uss.br
5Universidade Severino Sombra, Curso de História e Programa de Mestrado em História, jjsiqueira@globo.com
6Universidade Severino Sombra, Centro de Ciências Exatas e Tecnológicas e da Natureza, Sistemas de Informação, tonywebdevelop@hotmail.com
7Universidade Severino Sombra, Centro de Ciências Exatas e Tecnológicas e da Natureza, Sistemas de Informação, douglasmorenomoreira@gmail.com
8Universidade Severino Sombra, Centro de Ciências Exatas e Tecnológicas e da Natureza, Sistemas de Informação, bruno.mathematic@gmail.com

Resumo: Este artigo mostra a aplicação de Tecnologia da Informação juntamente com conceitos de GED no Centro de Documentação Histórica da Universidade Severino Sombra. Um sistema desenvolvido em plataforma livre, em funcionamento, com finalidade de disponibilizar imagens digitais de acervos históricos sob guarda do Centro de Documentação Histórica. Esta solução foi proposta por um projeto de preservação de todo acervo documental histórico apoiado pela Fundação de Amparo a Pesquisa do Estado do Rio de Janeiro – FAPERJ, com isso o sistema tem por excelência a disponibilização das imagens, cadastro e consulta dos documentos, gerenciamento de desarquivamento, uso e desarquivamento de documentos, cadastro e gerenciamento de usuários com privilégios para cada tipo, registro de ações e histórico de pesquisa por cada usuário e entre outros. Com esta solução é possível disponibilizar um acervo para ser pesquisado por vários usuários ao mesmo tempo e sem danificar o documento original, que estará sempre bem guardado e protegido. O artigo também apresenta uma visão geral das interfaces gráficas do sistema desenvolvimento.

Introdução

O Centro de Documentação Histórica (CDH) da Universidade Severino Sombra (USS) tem sob sua guarda um acervo documental histórico do século XVIII em diante no qual disponibiliza para consulta por historiadores e população interessada. Para tal disponibilização, o CDH tinha toda uma rotina manual que demandava um esforço humano muito alto para manter a ordem e qualidade. Um problema do CDH era o fato da degradação natural, química e por utilização excessiva dos documentos. Com essa problemática surgiu o projeto de implantar um sistema para gerenciamento desses documentos e sua disponibilização digital. Não basta apenas informatizar, ou seja, passar rotinas manuais para rotinas computacionais. É necessário entender um pouco sobre alguns conceitos como GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e Tecnologia da Informação.
Gerenciamento eletrônico de documentos ou gestão eletrônica de documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.     Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação.     A Tecnologia da Informação (TI) pode ser definida como um conjunto de todas as atividades e soluções providas por recursos de computação [Wikipedia1 2008 e Wilipedia2 2008].
Baseado nesses conceitos o sistema começou a ser desenvolvido, e hoje seu desenvolvimento utiliza tecnologia Java (JSDK 1.6) [Deitel 2002], IDE NetBeans 6.1/6.5 [Gonçalves 2008], servidor Apache TomCat, Adobe e Sistema Operacional Ubuntu LTS. Com as tecnologias acima, pode-se observar a escolha por Software Livre. Sua escolha foi devida, não somente a redução de custos para a instituição, mas mostrar que esta solução é viável e também possibilitar aos profissionais e acadêmicos ampliarem seus conhecimentos e experiências nesta área [Almeida 2008a].
O restante deste artigo está organizado da seguinte forma: na seção 2 são detalhados conceitos de desenvolvimento Desktop e desenvolvimento Web; considerações sobre o sistema desenvolvimento são descrito na seção 3. Na seção 4 apresentam-se as considerações finais.
Desenvolvimento Desktop x Desenvolvimento WEB
No início do projeto o sistema começou a se desenvolvido para desktop, sua primeira versão, apenas o visualizador de imagens, foi apresentado e ele tinha a capacidade de abrir imagens e navegar por cada página de cada acervo aplicando zoom entre outras funcionalidades básicas de visualização de imagem. (Figura 1 e Figura 2) [Almeida 2008b].

Abrindo Imagem

Figura 1. Abrindo imagem.

Vizualizaçãp da imagem com zoom.

Figura 2. Visualização da imagem com zoom.
Somente a visualização não era necessária. Era importante ter um gerenciamento para as imagens digitais, cadastro de usuários, níveis de permissão, gerência de ações. Então com essas necessidades, o sistema foi repensado e refeito com desenvolvimento WEB. A elicitação do sistema foi feita em cima das necessidades do CDH e as decorrentes durante o projeto. A metodologia utilizada foi a XP onde a elicitação e feita junto com a programação e os resultados exibidos para melhorias e correção.
O desenvolvimento WEB gerou outras necessidades. Retiramos a necessidade das máquinas clientes possuírem hardware com desempenho adequado para aplicação web em vez de única máquina potente o suficiente. Passamos toda a responsabilidade de processamento e segurança para uma única máquina potente o suficiente para isto. Foi possível aproveitar tecnologias prontas e gratuitas para incorporar ao sistema, como por exemplo, o Acrobat Reader da Adobe (pode ser um genérico que funcione com seu navegador) para fazer toda a parte de visualização com a qualidade dos arquivos PDF.

O Sistema desenvolvido
O sistema possui cadastro de usuários com nível de privilégios (Pesquisador e Administrador). O cadastro é efetuado pelo próprio usuário acessando a opção “cadastrar” na página inicial do sistema (Figura 3) e ele possui todo tratamento para campos obrigatórios e validação de CPF, portanto não terá como se cadastrar sem seu CPF. Então como disponibilizar o sistema para usuários que não possuem CPF? Simples, o funcionário, com seu nível de administrador, pode cadastrar qualquer usuário sem numero de CPF, portanto o sistema registra esta ação para prestação de contas em um possível problema acarretado por esta ação. (Figura 4).

Tela inicial.

Figura 3 – Tela Inicial.

Tela de cadastro.

Figura 4 – Tela de Cadastro

Com login pronto, o pesquisador pode logar e se tudo estiver correto ele é direcionado para uma página personalizada contendo um buscador para pesquisar os documentos e com menus de interação com o sistema como é mostrado na Figura 5. A seguir são mostrados alguns itens importantes do menu pesquisador:

Pagina personalizada.

Figura 5 – Pagina Personalizada.

Mensagem: mensagens que o sistema envia ao usuário para relatar algum problema com o processo de desarquivamento do documento solicitado. (Figuras 6).

Mensagem.

Figura 6 – Mensagem.

Histórico: listagem de todas as ações de pesquisas efetuadas pelo pesquisador a fim de facilitar uma consulta a um documento que já tenha sido realizada. (Figura 7)

Histórico das ações efetuadas.

Figura 7 – Histórico das ações efetuadas.

Meus Dados: página onde o pesquisador poderá atualizar seus dados e alterar  sua senha no sistema. (Figura 8).

Dados do pesquisador.

Figura 8 – Dados do pesquisador.

Log Out: sair do sistema.

Quando um pesquisador efetua sua pesquisa os resultados são exibidos em uma lista de 100 em 100 resultados com indicadores de páginas navegáveis (Figura 9). As fases de digitalização e disponibilização do acervo ainda estão em desenvolvimento, portanto o sistema tem uma rotina inteligente que identifica se há ou não imagem digital a ser visualizada, caso sim o sistema exibe um botão visualizar (Figura 10) que arremete a uma página de visualização completa do acervo com navegação entre imagens (Figura 11).

Resultados exibidos em uma lista de 100 em 100 resultados com indicadores de páginas navegáveis.

Figura 9 – Resultados exibidos em uma lista de 100 em 100 resultados com indicadores de páginas navegáveis.

Rotina inteligente que identifica se há ou não imagem digital a ser visualizada, caso sim o sistema exibe um botão visualizar.

Figura 10 – O sistema tem uma rotina inteligente que identifica se há ou não imagem digital a ser visualizada, caso sim o sistema exibe um botão visualizar.

Visualização completa do acervo com navegação entre imagens.

Figura 11 – Visualização completa do acervo com navegação entre imagens.

Quando o acervo ainda está indisponível para visualização digital, um botão de solicitar desarquivamento é exibido (Figura 9), ao clicar neste botão o sistema envia uma solicitação de desarquivamento que é monitorada por um administrador em uma tela específica, o administrador recebe sinal sonoro, reconhece o acervo, desarquiva-o fisicamente e no sistema e leva ao atendente para realizar a entrega. O pesquisador pode apenas solicitar um documento por vez, ele só fica liberado para outra solicitação após a entrega do documento e a solicitação de arquivamento efetuada pelo atendente. Com esse processo um sinal sonoro diferente é acionado e o administrador responsável pelo acervo arquiva-o fisicamente e no sistema. Enquanto os acervos estão em mãos de pesquisadores, eles ficam em uma coluna de “EM USO” no sistema. (Figura 12).

Enquanto os acervos estão em mãos de pesquisadores, eles ficam em uma coluna de “EM USO” no sistema.

Figura 12 – Imagem mostrando que enquanto os acervos estão em mãos de pesquisadores, eles ficam em uma coluna de “EM USO” no sistema.

Com todos esses procedimentos descritos acima podemos notar que o sistema além de tratar dos arquivos digitais, também auxilia aos funcionários do CDH a monitorar e controlar o uso dos documentos históricos.
Considerações Finais
A aplicação da tecnologia da informação é de vasta amplitude e diversidade. Neste artigo podemos ver o quão proveitoso e de vital importância foi para a instituição a aderência e inclusão da TI em sua rotina. Com essas experiências podemos dizer que a interdisciplinaridade é a peça fundamental para o sucesso de cada aplicação.
Vale a pena lembrar que o sistema está em constante evolução e vem sido todo estruturado em plataformas livres, felizmente isso significa que não acabamos por aqui e que outros poderão continuar a trajetórias já cursadas até aqui. Como futuras implementações estão a disponibilização das imagens via internet e a consideração de código de barras para representar o código do acervo.

Agradecimentos

Os autores agradecem à FAPERJ (Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio de Janeiro) pelo auxílio financeiro recebido. O primeiro autor agradece pela bolsa de Iniciação Científica recebida da FAPERJ. O terceiro autor agradece a FUNDADESP (Fundação Nacional de Desenvolvimento do Ensino Superior Particular) pela bolsa de produtividade de pesquisa de doutorado.
Referências Bibliográficas

Almeida, K. D. M ; Carvalho, C. V. A. ; Borges, M. F. ; Izzo, W. P ; Siqueira, J. J. (2008a) . Pesquisa e Desenvolvimento de uma ferramenta computacional para visualização de imagens digitais. In: I WorkShop de Informática Aplicada e Desenvolvimento de Jogos para Computatores e Dispositivos Móveis. ISBN: 9788588187030, 2008, Vassouras. 2008. v. 1. p. 1-4.
Almeida, K. D. M ; Junior, J. A. T. L ; Carvalho, C. V. A. (2008b). Total Cost of Ownership TCO: Uma Ferramenta Aplicável a todos os segmentos que utilizem TI: Estudo de caso do Centro de Documentação Histórica. In: VII Encontro de Iniciação Científica da USS, 2008, Vassouras. Fusve, 2008. v. 1. p. 1-1.
Cenadem (2008), http://www.cenadem.com.br/ged01.php , acessado em Janeiro de 2009.
Deitel H. M., Deitel P. J. (2002) Java Como Programar: 4ª edição. Bookman 2002.
Gonçalves, E. (2008) Desenvolvendo Aplicações Web com Netbeans IDE 6, Editora Ciência Moderna, 2008.
Wikipedia1 (2008), http://pt.wikipedia.org/wiki/GED  acessado em Janeiro de 2009.
Wikipedia2 (2008), http://pt.wikipedia.org/wiki/Tecnologia_da_informação, acessado em Janeiro de 2009.

Segurança da Informação: Sua empresa está segura?

A Segurança da Informação é a proteção dos ativos de uma empresa sendo esses, as informações/dados, recursos humanos e recursos materiais. Entende-se por ativo de informação todo e qualquer conteúdo ou dado que tenha valor para alguma organização ou pessoa. Este por sua vez não se protege apenas com recursos tecnológicos como é obviamente deduzidos. O treinamento adequado dos recursos humanos e a garantia de estabilidade das ferramentas que suportam a informação e o peopleware devem ser bem trabalhados reduzindo ao mínimo os riscos.

Reduzir ao mínimo? Sim, pois não existe segurança total. Não se decepcione pois existem os famosos “plano B” conhecidos como Planos de Contingência e Planos de Continuidade de Negócios que buscam tratar, reparar e restaurar suas informações caso seu plano de segurança sofra um incidente. Os incidentes ocorrem quando fragilidades da sua segurança são exploradas por algum tipo de ameaça.

Existem algum modelo de segurança para que eu possa implantar na minha empresa? Não, pois o plano de segurança é individual e peculiar as necessidades de cada empresa mesmo sendo do mesmo segmento. O dinamismo proposto pelo mundo empresarial e tecnológico dita uma regra simples: seu plano de segurança estará sempre em constante mudança e você deverá fazer o possível para gerenciar a mesma.

Para assegurar que um plano de segurança seja bem elaborado e que os custos, ou melhor, os investimento em TI sejam bem projetados, alguns passos são fundamentais como: análise de processos de negócios da empresa, levantamento de fragilidades, prospecção de impactos devido a um possível incidente e criticidade dos processos. Esses são pontos importantes para chegar a um ambiente de risco controlado da sua empresa.

Quando tratamos de Segurança da Informação temos que garantir a tríade CIA (Confidentiality, Integrity and Availability) – Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade – que representam os principais atributos que, atualmente, orientam a análise, o planejamento e a implementação da segurança para um determinado grupo de informações que se deseja proteger. Outros atributos importantes são a irretratabilidade e a autenticidade.

Os atributos básicos são os seguintes:

• Confidencialidade – cada ativo de informação deve conter um nível de confidencialidade e o mesmo deve ser respeitado limitando o acesso de acordo com o nível de privilégio.

• Integridade – garantir que a informação gerada por seu proprietário tenha sua característica original garantida, o controle das alterações e a sua vida (criação, manutenção e destruição).

• Disponibilidade – garantir que a informação esteja sempre disponível para o uso legítimo, ou seja, por aqueles usuários autorizados pelo proprietário da informação.

Como andam as informações da sua empresas? Elas são valiosas para você? O que você faz para preservá-las? Essas são perguntas que ainda não fazem parte do raciocínio de micro e pequenos empresários. Grandes reclamações como gastos em Tecnologia da Informação ainda são muito banais por este fato, se cada empresário soubesse o quão valioso são suas informações e que elas podem ser roubadas facilmente o pensamento seria outro.

Como sanar ou prevenir perda ou roubo de informação? Nada melhor que uma boa consultoria na área de Tecnologia da Informação e Segurança da Informação para resolver.

E o custo? Não se preocupe, sempre haverá uma estratégia ideal com custo acessível para cada empresa e caso, basta saber escolher bons consultores, afinal, assegurar suas informações vale o investimento.

Total Cost of Ownership – TCO, uma ferramenta aplicável a todos os segmentos que utilizem TI.

Total Cost of Ownership – TCO, uma ferramenta aplicável a todos os segmentos que utilizem TI.
Estudo de caso centro de documentação histórica

Kayo Delgado Medeiros de Almeida¹, José Augusto Teixeira de Lima Júnior¹, Carlos Vítor de Alencar Carvalho¹, Magno Fonseca Borges².

1 – USS – Universidade Severino Sombra / Sistemas de Informação, Av. Expedicionário Oswaldo de Almeida Ramos 280 Vassouras – RJ, kayodelgado@gmail.com, jaugusto.junior@uol.com.br e cvitorc@gmail.com.

2 – USS – Universidade Severino Sombra / Centro de Documentação Histórica, Rua Barão do Amparo nº 02, Centro, Vassouras. Vassouras – RJ, comunidade.escrava@gmail.com

A necessidade de utilização de TI (Tecnologias da Informação) no contexto empresarial se tornou há algum tempo, inevitável e de extrema necessidade para que as organizações se mantenham vivas e competitivas no mercado. Todavia para qualquer segmento de negócios, gera-se um custo que deve ser muito bem analisado para que não seja exorbitante e pesado para os empresários.
O que mais incomoda nas empresas quando planejam a adoção de TI é o fato de qual plataforma operacional e de aplicativos utilizar no parque de hardware, afinal de contas é o software o responsável por grande parte dos gastos com infra-estrutura de TI.

Dentro deste cenário, cabe a indagação que ronda nas mentes e principalmente nos departamentos financeiros das empresas: vale a pena pagar grandes quantidades de licenças só pelo fato de estar acostumado com algum tipo de software? A realidade é que o brasileiro é condicionado a uma cultura e a mudança dessa cultura é incômoda e muitas vezes difícil de acontecer. Juntamente com esta visão, a questão econômica impulsiona o mercado diretamente para a utilização de computadores previamente preparados com ambientes operacionais piratas, que consigo, trazem outros aplicativos tais como editores de textos, planilhas de cálculos, editores de apresentações, pequenos bancos de dados, editores de imagens dentre muitos outros existentes.

A grande questão, é que aos poucos, os órgãos de proteção contra a pirataria atuam de maneira mais rígida forçando empresas a licenciarem seus softwares ou recorrer, para solucionar tais problemas financeiros e legais, à cultura do “software livre”.

Software Livre, segundo a definição criada pela Free Software Foundation é qualquer programa de computador que pode ser usado, copiado, estudado, modificado e redistribuído sem nenhuma restrição. Portanto, além de ter uso livre do software você pode melhorá-lo, adaptando-o para sua realidade. A princípio não é uma tarefa fácil, mas tudo depende de cultura e costume. Atualmente, com a fiscalização mais intensa por parte da justiça, nenhuma loja que integra máquinas, instala sistemas operacionais piratas, normalmente optam por alguma distribuição do Linux ou utilizam o Windows Original, sendo que a diferença de valor entre as máquinas agregado com o valor de cada um dos sistemas é considerável.

O objetivo deste trabalho não é desmerecer ou valorizar um software ou outro e sim apresentar softwares livres como solução e redução de TCO (Custo Total de Propriedade)1 para as empresas e em específico para o Centro de Documentação Histórica da Universidade Severino Sombra.

Para este estudo de caso, foi traçado uma comparação entre dois sistemas operacionais e dois pacotes de programas de escritório sendo eles: Microsoft Windows XP Professional SP3 x Ubuntu 8.04 LTS e Microsoft Office 2007 x OpenOffice 2.4. Esses softwares são os mais conhecidos em nosso país, sendo que os pacotes da Microsoft são os mais usados e exigem pagamento de licença para uso. A situação de simplifica quando fala-se em diferença entre dois equipamentos iguais com valores agregados pelo software de Sistema Operacional utilizado. Para ilustrar melhor o quão vantajoso e viável é a utilização do software livre como solução, foi levantado um caso real para ilustrar o que realmente acontece.

No estudo de caso foram desconsiderados valores de equipamentos, e o foco foi somente o comparativo de custo entre os softwares.
O Centro de Documentação Histórica (CDH) é um órgão mantido pela Universidade Severino Sombra que tem por finalidade a preservação, estudo, divulgação de documentos históricos da Região do Vale do Café e que recentemente vem recebido o apoio da FAPERJ (Fundação de Apoio à Pesquisa do Rio de Janeiro) para aumentar as condições de infra-estrutura de TI e pesquisa . Devido a um projeto de iniciação científica foram adquiridos 16 microcomputadores e 2 notebooks, e a primeira questão a ser tratada foi sobre quais seriam os softwares a serem utilizados, sendo que necessariamente todos deveriam ter instalados o Sistema Operacional e um Pacote Office. A primeira tarefa desenvolvida foi traçar comparativos entre os softwares para saber se os mesmos seriam equivalentes em questão usabilidade e gerenciamento. A segunda, foi a questão financeira, pois o custo da licença do Microsoft Windows XP Pro gira em torno de R$ 340,00 e do Microsoft Office 2007 está em R$ 399,00 a versão Home & Student (básica, contendo o Word2007, Excel2007, Power Point2007 e o One Note2007) e a versão full fica em R$ 1.599,00 com mais recursos inclusive o Access2007 e o Outlook2007. Levando em conta a implantação do Sistema Operacional Windos XP Pro com a utilização do Office 2007, optando assim por uma configuração dos produtos da Microsoft, o CDH teria um custo de R$ 14.502,00 equivalente a 18 vezes o valor da licença do Sistema Operacional acrescido do valor de licença de 01 licença do Office 2007 Full e 17 licenças do Office 2007 Home & Student.

Uma outra alternativa seria a implantação do Sistema Operacional Windos XP Pro com a utilização do OpenOffice, o CDH teria um custo de R$ R$ 6.120,00 equivalente a 18 vezes o valor da licença do Sistema Operacional. Através deste estudo fica claro que os valores passam a ser muito significativos para investimento de qualquer empresa, mas caso se faça necessário, em diversos aspectos, se torna inevitável. Outro ponto analisado foi que, se diante de tal investimento, haveria a possibilidade de reduzir esse custo ao mínimo possível ou até mesmo a zero com resultados equivalentes ou até mesmo superiores e como solução a custo zero teríamos a implantação do Ubuntu 8.04 LTS com a utilização do OpenOffice. Para tal análise foi colocado na balança as características do Windows XP e do Ubuntu 8.04 LTS juntamente com o OpenOffice. Chegamos a conclusão que a utilização do software livre cobriria todas as necessidades do Centro de Documentação Histórica reduzindo a zero o custo com softwares.

Mesmo sendo mais trabalhoso, no princípio, a utilização do software livre provê não só a redução de custos mas também uma mudança de cultura fazendo que profissionais e acadêmicos possam ampliar conhecimentos e experiência.

Agradecimentos: Os autores agradecem à FAPERJ pelo auxílio financeiro recebido e a pela bolsa de iniciação científica recebido pelo primeiro autor.